З чого слід починати автоматизацію магазину? Скільки часу може зайняти доопрацювання системи автоматизації під ваші потреби? Як мінімізувати витрати на запуск і утримання магазину?

Як вибрати оптимальну програму для автоматизації магазина

1. Розпишіть всі бізнес-процеси. Щоб прийняти вірне рішення щодо програмного забезпечення, необхідно досконально розібратися у всіх бізнес-процесах вашої компанії. Причому треба ставити себе на місце кожного з суб'єктів, які будуть так чи інакше контактувати з програмою: постачальники, продавці-консультанти, покупці і т. д. Програмне забезпечення повинно бути зручне у використанні для всіх. Розписуйте все, аж до посадових інструкцій. Як показала практика, поки ви до кінця не зрозумієте, що і де буде відбуватися (хто і який папірець підписує), будуть виникати проблеми, пов'язані з доробками.

2.Зверніться до компанії-системного інтегратора, маючи на руках опис бізнес-процесів. Отримавши список вимог, які ви пред'являєте до системи і свого бізнесу, системний інтегратор зможе максимально точно відповісти на питання, чи підходить Вам якесь стандартне рішення. Якщо виявиться, що Вас цілком влаштовує «рішення з коробки», рекомендую зупинитися на ньому: Ви зможете істотно заощадити. У нашому випадку стандартні рішення для автоматизації роздрібної торгівлі не підійшли, так як ми розуміли, що їх доведеться доопрацьовувати. Ми хотіли максимально автоматизувати бізнес-процеси роздрібного магазину, в тому числі для того, щоб знизити витрати на персонал. Стандартні рішення в основній масі запропонувати цього не в змозі. Багато робочих моментів в них необхідно прописувати вручну. У підсумку ми зупинилися на продуктах «1С». Справа в тому, що доопрацювання готових рішень у всіх виробників коштують приблизно однаково, а ось ціна стандартного пакета була найбільш привабливою у «1С». Для автоматизації центрального офісу мережі ми вибрали програму «1С: Підприємство 8», а для магазинів - «1С: Роздріб 8». Крім того, придбали фіскальні реєстратори, еквайрингові термінали для проведення оплати по банківських картах, термінали збору даних для інвентаризації та приймання товару, сканери штрих-кодів, дисплеї покупця.

Як проходила автоматизація магазину

У нас були стислі терміни для впровадження системи автоматизації, часу на розкачку не було. Ми відразу поставили базовий варіант в магазин і потім його змінювали. При цьому треба зазначити, що є два варіанти співпраці з розробниками: ви відразу обумовлюєте вартість всього проекту (включаючи доопрацювання); ви купуєте базове рішення, а доопрацювання оплачуєте окремо, виходячи з вартості людино-години розробника. Ми вибрали другий варіант (в нашому випадку ціна людини-години становила 500 грн.). При виявленні будь-яких проблем в роботі системи зв'язувалися з розробником, він становив технічне завдання, визначав вартість. Далі ми вирішували, погоджуватися чи ні. У 90% випадків всі доопрацювання відбувалися дистанційно і багато часу не займали. Так, за два роки найтриваліша «робота над помилками» відняла у розробника близько восьми годин. Однак в разі впровадження нового модуля, наприклад, у нас це була робота з дисконтними картами, фахівці розробника приїжджали в магазин і детально пояснювали, де і які кнопки натискати для отримання результату. Ось один із прикладів доопрацювання системи автоматизації. При ревізії ми виявляли факти недостачі і намагалися зрозуміти, звідки вона взялася. Доходило до того, що в одному магазині нестача становила 100 грн., А в іншому - 20 тис. грн. Звичайно, деякі співробітники відверто крали, але в більшості випадків персонал просто не бачив руху товару: скільки, коли, за якими цінами і що продавалося, які накладні приходили. Нам було необхідно мінімізувати втрати, тобто дати можливість людям на 100% бачити, який товар приходить, а який йде. Разом з розробником ми доробили систему обліку приходу товару. Головний плюс в тому, що коли експедитор привозить товар в торгову точку, то консультанту потрібно лише відсканувати кожну одиницю продукції - дані потрапляють в комп'ютер автоматично відповідно до прибуткової накладної. Якщо є розбіжності, то система сама їх видасть. Продавець повинен лише повідомити експедитору про те, що привезли не той товар. 

Як відбувається контроль роботи мережі магазинів

Сьогодні наша мережа включає 16 магазинів. Відвідувати кожен з них щодня немає можливості, проте це і не потрібно. Встановлена система спрощує контроль за всіма бізнес-процесами в мережі. У програмі вже передбачені різні види звітів: щоденні, у святкові дні і т. д. З їх допомогою зручно, наприклад, відслідковувати показники продажів в окремих магазинах (це ми прагнемо робити щодня). Такі дані, як рентабельність магазина, вивчаємо два рази на місяць. Собівартість відстежуємо ще рідше, наприклад в залежності від кількості свят або проводяться в магазинах акцій. Подібні звіти дозволяють оптимізувати кількість працюючих кас і співробітників, які повинні знаходитися в торговому залі в певний час. Система формує звіт щодня, після закриття магазину. Також за допомогою програми ми контролюємо роботу персоналу. І хоча у нас не передбачена система контролю робочого часу співробітників, це можна робити побічно. Наприклад, відстежуючи, коли працівник включив і вимкнув програму обліку в окремо взятому магазині. Ми є дистриб'юторами, і систему, яку розробляли в рамках нового бізнесу, інтегрували в загальну систему обліку всієї групи компаній. Зараз можна сміливо сказати, що в цій справі нас супроводжував успіх. Ми автоматизували практично все, так що тепер наші співробітники більше не займаються паперовою роботою.

У підсумку

На автоматизацію одного нового продуктового магазину компанія витрачає близько 50 тис. грн. Перерахую основні результати.

1. Скорочення витрат на утримання одного магазину. Як ми зазначили вище, тепер, перш ніж відправити заявку постачальникам, співробітник магазина вводить всю необхідну інформацію в систему обліку. Це спрощує прийом товару, знижує ризики пересорта, більш того, дозволяє відразу і без зволікань виставляти нові найменування товару на прилавки магазину. Для порівняння: в звичайних магазинах товар вводиться в систему обліку за фактом приходу в магазин; поки він не потрапить в магазин, співробітники не можуть ввести його в систему. Завдяки нашій системі ми все робимо заздалегідь. Так, якщо порівняти нас з мережею прямих конкурентів, то у нас штат магазину в одній зміні - це два продавця-консультанта і один охоронець. У конкурентів - окремо приймальник, окремо закупник, два продавця-консультанта, директор магазину і його заступник. Іншими словами, у нас двоє людей в робочій зміні, у них - мінімум п'ять. П'ять робочих днів в тиждень конкуренти тримають в штаті магазину трьох додаткових осіб. Всі наші співробітники - універсальні фахівці, здатні виконати будь-яку роботу. Цьому їх навчають ще на етапі стажування більш досвідчені колеги. А стажування проходить в найбільш прохідних і жвавих магазинах, щоб фахівець відразу з головою поринув у специфіку роботи. Більш того, у нас є перелік контрольних питань по програмному забезпеченню, відповіді на які нові співробітники зобов'язані знати.

2. Швидкий запуск нового магазину - протягом одного дня. З точки зору автоматизації ми не налаштовуємо програмне забезпечення самі. Наприклад, при відкритті нового магазину наш категорійний менеджер в центральному офісі створює нове відокремлений підрозділ, прив'язує його до системи. Потім ми збираємо стандартне обладнання, необхідне для роботи магазину, і привозимо його розробнику. Там фахівці встановлюють так звану «базу», налаштовують права доступу до системи для користувачів, синхронізують з центральним офісом і т. д. Відбувається це протягом дня.

3. Збільшення числа клієнтів. Зростанню кількості покупців сприяли такі обставини. По-перше, робочі місця касирів обладнані всіма необхідними пристроями, пов'язаними з програмою, - це дозволяє швидко здійснювати продажу, так що черг не виникає. По-друге, у нас автоматизовано нарахування бонусів клієнтам за програмою лояльності, розробленої спеціально для нашої мережі. Ідею ми придумали самі, потім прийшли до розробника і попросили її реалізувати. Наскільки це було технічно складно, сказати важко. Весь процес від обговорення ідеї до впровадження зайняв близько місяця.

4. Комфортна робота з асортиментом. Ми ділимо наші магазини на три умовні категорії: невеликі магазини біля будинку, міні-маркети, супермаркети. Таким чином, є три різні асортиментні матриці. У разі відкриття нового магазину (в залежності від його розмірів) можна легко і швидко перенести вже готову лінійку асортименту, що не вбиваючи його вручну.

5. Контроль цін. Ми можемо контролювати закупівельні ціни, оскільки у нас автоматизований облік маркетингових угод з постачальниками. Це дозволяє гарантовано отримувати знижки, ретро-бонуси та інші винагороди. Крім того, в системі налаштовані правила формування відпускних цін на продукцію з урахуванням обмежень. Зокрема, на алкогольну продукцію законодавством встановлені мінімальні ціни, нижче яких не буде продане, а вартість сигарет обмежена зверху: не можна продавати вище певної роздрібної ціни. Система сама аналізує закупівельну ціну товару, на підставі якої і розраховує роздрібну вартість.